Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się
w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (wniosek o dofinansowanie, realizacja projektu, kontrola końcowa oraz w okresie trwałości projektu). Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego, z którego pochodzą środki, programu i instytucji, która udzieliła wsparcia.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, które realizują projekty, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy, w takim przypadku okres trwałości to 3 lata.