W tym miejscu znajdziesz informacje o dokumentach niezbędnych przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich 

Na każdym etapie, począwszy od starania się o wsparcie unijne, a skończywszy na rozliczeniu/zamknięciu projektu, będziesz korzystać ze wzorów dokumentów, takich jak: wzór wniosku o dofinansowanie, wzór umowy o dofinansowanie, czy wzór wniosku o płatność.

W każdym ogłoszeniu o naborze wniosków o dofinansowanie projektów znajdziesz niezbędne wzory dokumentów. Stanowią one załączniki do Regulaminu Konkursu – zobacz ogłoszenia i wyniki naborów wniosków.

Pamiętaj, że dokumenty mogą różnić się w zależności od konkursu, w którym bierzesz udział. Istotne jest, aby korzystać z ich aktualnych wersji.

Wniosek o dofinansowanie

Jednym z podstawowych dokumentów, które są wymagane przy ubieganiu się o wsparcie, jest wniosek o dofinansowanie.

We wniosku o dofinansowanie musisz dowieść, że Twój projekt spełnia wszystkie warunki określone w regulaminie konkursu i wpisuje się w cele programu. Wnioski składa się w ściśle określonych terminach wskazanych w ogłoszeniu o konkursie.

We wniosku o dofinansowanie muszą się znaleźć następujące informacje:

• ogólne informacje o projekcie (m.in. program/priorytet/działanie/poddziałanie, tytuł i opis projektu, wartość i rodzaj projektu),
• miejsce i termin realizacji,
• klasyfikacja (m.in. zakres interwencji, forma finansowania, rodzaj działalności gospodarczej),
• informacje o wnioskodawcy (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna),
• kwestie finansowe (m.in. budżet projektu, źródła jego finansowania).

Wzór wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik do regulaminu konkursu. Wnioski należy składać w wersji papierowej oraz za pomocą systemu informatycznego:

• https://snow-umwd.dolnyslask.pl, w przypadku konkursów horyzontalnych EFRR
• https://snow-ipaw.dolnyslask.pl, w przypadku konkursów ZIT AW
• https://www.generator-efs.dolnyslask.pl/, w przypadku konkursów horyzontalnych EFS

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku o dofinansowanie zapoznaj się z aktualną wersją Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020:

• dla konkursów horyzontalnych EFRR
• dla konkursów horyzontalnych EFS

Pamiętaj także o załącznikach do wniosku o dofinansowanie. Wykaz wymaganych dokumentów oraz ich wzory znajdziesz w dokumentacji konkursowej.

Umowa o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie.

Określa ona zasady na podstawie, których rozliczysz z powodzeniem przyznane środki, tym samym zakończysz realizację projektu sukcesem oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu. Przed podpisaniem umowy musisz zgromadzić wymagane załączniki.

Najczęściej wymagane są: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków i składek ZUS, a także dokumenty specyficzne dla Twojego projektu. Pełen wykaz wymaganych dokumentów otrzymasz w piśmie informującym o wyniku oceny Twojego wniosku.

W umowie o dofinansowanie znajdują się m.in.  takie informacje, jak:

• ogólne informacje (m.in. identyfikacja projektu, program /priorytet/ działanie/ poddziałanie, nazwy instytucji zawierającej umowę i odpowiedzialnej za sprawdzanie wniosków o płatność, termin realizacji, kwestie finansowe),
• informacje o beneficjencie (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna, numer rachunku,
• płatniczego,
• zasady przekazywania środków unijnych (m.in. terminy przekazania, poziom dofinansowania,
• warunki otrzymania transzy, określenie formy przekazywania płatności (zaliczka bądź refundacja wydatków),
• zasady rozliczania projektu,
• obowiązki beneficjenta (m.in. obowiązki informacyjno-promocyjne, sprawozdawczość w projekcie,
• zachowanie zasady konkurencyjności, ochrona danych osobowych, itp.)
• zasady monitorowania i kontroli projektu,
• warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Wzór umowy o dofinansowanie – tak, jak wzór wniosku – stanowi załącznik do regulaminu konkursu. Możliwa jest sytuacja, w której umowa przedstawiona do podpisu będzie różniła się (w wyniku aktualizacji) od wzoru załączonego do regulaminu konkursu bądź zamieszczonego poniżej – wówczas zostaniesz poinformowany o zakresie wprowadzonych zmian i poproszony przed jej podpisaniem o zapoznanie się z jej treścią oraz wyrażenie zgody na zawarcie umowy na innym wzorze poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

Bazowe wzory umów o dofinansowanie projektów ze środków EFRR

EFRR – wzór umowy obowiązuje od 2 listopada 2022 r.

EFRR – wzór decyzji obowiązuje od 2 listopada 2022 r.

EFRR -wzór_ porozumienie o dofinansowanie projektu – obowiązuje od 10 sierpnia 2021 r.  

Wzór umowy specyficznej do działania 1.1 RPO WD – obowiązuje od 23.11.2020

Archiwum wzorów umów, decyzji i porozumień – EFRR

Bazowe wzory umów o dofinansowanie projektów ze środków EFS

EFS – wzór decyzji o dofinansowanie – obowiązuje od 10.08.2021

EFS – wzór porozumienia -obowiązuje od 10 sierpnia 2021 r

EFS – wzór umowy refundacja – obowiązuje od 10.08.2021

EFS – wzór umowy standard – obowiązuje 10.08.2021 r

EFS Decyzja Ryczałt – obowiązuje od 09.02.2021

EFS Umowa Ryczałt – obowiązuje od 09.02.2021

Archiwum wzorów umów, decyzji i porozumień – EFS

W celu realizacji obowiązków wynikających z umowy, beneficjent jest zobowiązany do  wykonywania wobec osób, których dane osobowe przetwarza w związku z realizacją projektu obowiązków informacyjnych wynikających z Rozdziału III Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Instytucja Zarządzająca RPO WD zaleca stosowanie poniższych wzorów dokumentów, natomiast Beneficjenci mogą zastosować własne wzory, pod warunkiem że spełniać będą one wymogi wynikające z RODO oraz zawierać wszystkie wymagane informacje. Zamieszczone poniżej wzory dokumentów mogą być również modyfikowane przez Beneficjentów, w zależności od rozwiązań przewidzianych w projekcie w zakresie przetwarzania danych osobowych, zakresu przetwarzanych danych osobowych, grup docelowych objętych wsparciem i rodzaju wsparcia objętego projektem.

IZ RPO WD zdecydowała o przyjęciu nowej podstawy przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii w projektach finansowanych ze środków RPO WD 2014-2020. Wzory umów o dofinansowanie są obecnie zmieniane poprzez dostosowanie ich m.in. do nowej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii – jest to art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Zarząd Województwa Dolnośląskiego w dniu  02.10.2019 r. przyjął nowe wzory umów o dofinansowanie projektów we środków EFRR. W przypadku tych umów, nowe wzory w zakresie danych osobowych wprowadzają m.in. kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych szczególnych kategorii. Nowe wzory umów o dofinansowanie projektów ze środków EFS są obecnie przygotowywane.

W związku z wprowadzanymi zmianami w zakresie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii, beneficjenci, z którymi umowy zostały zawarte na nowych wzorach lub obowiązujące umowy zostały aneksowane m.in. o te zapisy, będą stosowali inne wzory obowiązków informacyjnych niż przed zmianą. 

Poniżej zalecane wzory dokumentów: 

-obowiązki informacyjne oraz wzór zgody zalecane do stosowania, w przypadku gdy zawarta umowa zawiera zapisy dot. Przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO:

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO (dla danych osobowych szczególnej kategorii)

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO (dla „zwykłych” danych osobowych)

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO

Wzór zgody na przetwarzanie danych – ma zastosowanie w przypadku przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO

-obowiązki informacyjne zalecane do stosowania, w przypadku gdy zawarta umowa zawiera zapisy dot. Przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO:

RPO – Obowiązek informacyjny (dane zbierane nie od osoby której dotyczą) RODO 4-10-2019

RPO – Obowiązek informacyjny (dane zbierane od osoby której dotyczą) RODO 4-10-2019 szczególne

RPO – Obowiązek informacyjny (dane zbierane od osoby której dotyczą) RODO 4-10-2019 zwykłe

Wniosek o płatność

Środki z Funduszy Europejskich wypłacane są na podstawie wniosków o płatność. We wniosku o płatność musisz wskazać okres, za który się rozliczasz oraz uzupełnić informacje o wydatkach, refundacjach/zaliczkach, kategoriach kosztów, wpisać źródła finansowania wydatków, przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz wskazać wartości wskaźników osiągnięte dla danego okresu sprawozdawczego. Wnioski o płatność są podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie jesteś zobowiązany złożyć wniosek o płatność końcową. Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu, weryfikowane jest m.in. to czy wszystkie koszty zostały prawidłowo poniesione.

Projekty pozakonkursowe:

• WZÓR UCHWAŁY w sprawie zobowiązania do przygotowania do realizacji projektu pozakonkursowego Województwa Dolnośląskiego
• WZÓR ZOBOWIĄZANIA do prawidłowego i terminowego przygotowania projektu pozakonkursowego Województwa Dolnośląskiego
• WZÓR UMOWY w sprawie przygotowania projeku w trybie pozakonkursowym
• Załącznik nr 2 Zakres przetwarzanych danych osobowych EFRR_v21
• Załącznik nr3 Zakres przetwarzanych danych osobowych EFRR_v21
• WZÓR HARMONOGRAM do prawidłowego i terminowego przygotowania projektu pozakonkursowego 2014 2020