Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o dofinansowanie mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata.

W trakcie realizacji projektu może pojawić się potrzeba wprowadzenia zmian. Jest to możliwe pod warunkiem zachowania obowiązujących procedur. Samowolne działania mogą doprowadzić do utraty części lub nawet całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych, które nie mogą doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Zasady dokonywania zmian reguluje umowa o dofinansowanie projektu.  Zmiany dokonywane są zawsze w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu określonych w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie.

Zaleca się, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji skontaktować się z opiekunem projektu i skonsultować zakres zmian planowanych do wprowadzenia. Opiekun projektu nie może wprawdzie telefonicznie przekazać wiążących decyzji w tej sprawie zmian, ale doradzi Ci, które zmiany wymagają zgłoszenia pisemnego (specjalny formularz) w celu wydania decyzji, a które jedynie poinformowania IZ RPO WD.

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z jego realizacją, np.:

• budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen itp.),
• wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny wniosku),
• zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
• harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).
  
  

Aneksowanie umowy

Zmiany wpływające na treść zawartej umowy o dofinansowanie projektu wymagają aneksowania. Decyzję o aneksowaniu umowy każdorazowo podejmuje IZ RPO WD.

Sporządzenia aneksu wymagają m.in. zmiany:

• wpływające na zmniejszenie lub zwiększenie łącznej wysokości wydatków w projekcie i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi,
• dotyczące zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo (w projektach współfinansowanych z EFS),
• powodujące zmianę wysokości i źródła wkładu własnego,
• okresu realizacji projektu.
  
  

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z IZ RPO WD.