Okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Na podstawie komunikatu Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 31 grudnia 2020 roku, znak: DZF-V.737.38.2020.AL, informujemy, że zgodnie z art. 90 ust. 1a rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 w dniu 20 listopada 2020 roku upłynął trzyletni termin na przechowywanie dokumentów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) (saldo końcowe zostało wypłacone przez Komisję Europejską 20 listopada 2017 roku). Należy mieć jednak na uwadze, że ww. okres przechowywania dokumentów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego (administracyjnego lub sądowego) oraz nie ma on zastosowania dla projektów objętych regułami pomocy publicznej.

Powyższe odnosi się również do danych osobowych uczestników projektów PO KL.

W związku z tym, że minął okres niezbędny do wypełnienia celów, dla których przekazywane na płytach dane osobowe były przetwarzane, płyty należy zniszczy pamiętając o szczególnych środkach bezpieczeństwa. Nośniki zawierające dane osobowe powinny być niszczone w taki sposób, aby uniemożliwić dalsze przetwarzanie danych.

Podobnie jak w przypadku pozostałych dokumentów projektowych, należy pamiętać, że w przypadku toczących się postępowań administracyjno – sądowych termin przechowywania danych osobowych związanych z projektem, wobec którego toczy się postępowanie, ulega zawieszeniu i jako dowód w prowadzonych postępowaniach dane takie nie mogą zostać zniszczone.

Jednocześnie, należy zwrócić uwagę na przepisy prawa krajowego regulujące zasady archiwizacji, tj. przede wszystkim ustawę z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.